Las comunicaciones deben estar bien organizadas y expresadas en palabras simples, con un estilo claro y con frases lo más cortas posible. La redundancia (repetición literal del mensaje o su presentación en varias formas diferentes) asegura que el mensaje sea comprendido. La cantidad de redundancia depende del contenido del mensaje y de la experiencia y los antecedentes del receptor. La redundancia tiene un valor particular cuan do el mensaje es importante y las instrucciones son complicadas.
Las comunicaciones escritas suelen tener la ventaja de una formulación más cuidada, en comparación con las comunicaciones orales. También pueden ahorrar tiempo y dinero, y se pueden conservar como registros legales y fuentes de consulta.
El dictado es una forma de comunicación valiosa. Puede requerir más esfuerzo al principio, pero pronto se hace más fácil que la escritura propia. Para dictar se debe considerar también el objetivo de la comunicación, y planificar y organizar los comentarios. El dictado se comienza con una indicación de quién dicta, qué se dicta (carta o memorando), el tema, el tipo de papel para la trascripción (con membrete o en bloc de notas) y el número de copias necesarias. Se debe especificar el formato (encabezamiento, doble espacio, tabla, nuevo párrafo), la puntuación (mayúscula, guión, coma, punto y coma, signo de interrogación, letra cursiva) y la ortografía de las palabras inusuales o no familiares. Durante el dictado, se proporcionan instrucciones coloquiales.
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